Personuppgiftspolicy

INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Vi behandlar personuppgifter om dig när du söker bostad hos oss, när du blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att du har varit hyresgäst hos oss. Vi behandlar även dina personuppgifter när du besöker vår hemsida, söker jobb hos oss eller interagerar med oss på annat sätt enligt denna personuppgiftspolicy (”Personuppgiftspolicyn”). Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare i denna Personuppgiftspolicy för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadress.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB 556981-7660, Box 11405, 404 29 Göteborg (”SBB” eller ”vi”) är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag enligt denna Personuppgiftspolicy.

NÄR DU ANMÄLER INTRESSE, ELLER STÄLLER DIG I KÖ, TILL EN BOSTAD

När du anmäler intresse eller ställer dig i kö till våra bostäder samlar vi in och behandlar dina personuppgifter såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och intresseobjekt/kö. Behandlingen är nödvändig för att tillvarata vårt berättigade intresse av att kunna administrera din anmälan eller din köplats. Den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Vi får personuppgifterna direkt från dig eller från bostadsförmedlare. Om du tillhandahåller hälsouppgifter kommer vi att hämta ditt samtycke för att kunna behandla sådana uppgifter.

Uppgifterna ligger kvar så länge du ditt intresse är anmäld eller du står i kö. Om du önskar att återta din intresseanmälan eller köplats kan du begära att vi raderar dina personuppgifter.

NÄR DU ERBJUDS EN BOSTAD

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter från dig om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boen­den och hyresinbetalningar. Vi kommer inte att kunna ingå ett hyresavtal med dig utan dina personuppgifter. Om du tillhandahåller hälsouppgifter kommer vi att hämta ditt samtycke för att kunna behandla sådana uppgifter.

Behandlingen innebär också att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från social­nämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi sparar dina personuppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella för uthyrningsprocessen eller till dess att avtal med dig är ingånget. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en bostad hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att bevara dina personuppgifter i sex månader efter av­slagsbeslutet.

UNDER OCH EFTER HYRESFÖRHÅLLANDET

Under din tid som hyresgäst hos oss behandlar vi personuppgifter om dig såsom namn, personuppgifter, användar-id/kundnummer, adress, kontaktuppgifter, ekonomiska förhållanden, bostadsförhållanden, hyresavtal, förbrukningsuppgifter och övriga uppgifter som framkommer under hyrestiden. Vi behandlar dessa personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Vi kommer inte kunna fullgöra våra skyldigheter i hyresavtalet med dig utan dina personuppgifter.

Vi behandlar till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, vatten och värme, bereder dig tillgång till bostad och allmänna lokaler i anslutning till din bostad, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du som hyresgäst behöver. Vi behandlar också dina personuppgifter såsom lägenhetsnummer, felanmälningshistorik och övriga uppgifter som du lämnar till oss för att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig enligt hyresavtalet, till exempel för att inhämta och åtgärda felanmälningar. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar dina personuppgifter också för vårt berättigade intresse av att erbjuda dig service när du hör av dig till oss med frågor och synpunkter. Den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Uppgifter som kan behandlas är namn, personnummer och adress, enligt din förfrågan.

Vi kan vidare komma att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi behandlar också dina personuppgifter för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser som hyresvärd och avtalspart, exempelvis vad avser bokföring.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta för att fullgöra våra avtalsförpliktelser och i upp till tre månader efter avslutad hyresperiod. Vi kan komma att spara vissa personuppgifter under en längre tid om nödvändigt för tillvaratagande av våra rättsliga förpliktelser som hyresvärd och avtalspart. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel avseende betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

FASTIGHETSFÖRSÄLJNING

Vid eventuell försäljning av fastigheten där du bor eller i vissa fall också tidigare har bott kan personuppgifter behandlas samt överföras från eller till säljande respektive köpande bolag. Behandlingen är nödvändig för vårt och säljande eller köpande bolagets berättigade intressen att utföra transaktionen. Den lagliga grunden är intresseavvägning. Uppgifterna sparas i upp till ett år efter transaktionen är avslutad.

NÄR DU ELLER FÖRETAGET DU FÖRETRÄDER INGÅR AVTAL MED OSS

Om du ingår avtal såsom leverantörs- eller samarbetsavtal med oss behandlar vi dina personuppgifter för att ingå och fullgöra avtal med dig. Personuppgifter som behandlas kan vara namn, kontaktuppgifter och befattning. Om du investerar i något av våra projekt kan vi även behandla personnummer, hemvist, nationalitet, id-uppgifter, bank- och kontouppgifter, verklig huvudman, uppgift om politisk utsatt ställning och annan nödvändig information. Vi samlar in personuppgifterna från dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kommer vi inte kunna ingå eller fullgöra avtalet. Vi kan också få personuppgifter från tredje parter, såsom myndigheter eller allmänt tillgängliga källor.

Om du agerar som kontaktperson till, eller företräder, ett företag som ingår avtal med oss är den lagliga grunden av vår behandling av dina personuppgifter ovan istället en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att tillvarata vårt och företagets berättigade intressen av att kunna ingå och fullgöra avtalet med företaget du företräder.

Vi kan också behandla också personuppgifter för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt tillämpliga lagar vad avser bokföring, beskattning och penningtvätt.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är nödvändiga för tillämpligt avtalsförhållande. För att uppfylla våra rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt tillämpliga lagar, såsom för bokföring och penningtvätt, kan personuppgifter i vissa fall sparas upp till tio år efter att avtalsförhållandet har upphört.

NÄR DU PRENUMERERAR PÅ PRESSMEDDELANDEN

För dig som har anmält ditt intresse till våra pressmeddelanden kommer vi att behandla dina personuppgifter för att skicka sådana pressmeddelanden till dig. Uppgifterna vi behandlar för detta ändamål är namn och e-postadress. Denna behandling grundar sig på att det samtycke som du lämnar när du anmäler dig till pressmeddelandena. Du har rätt att närsomhelst återkalla ditt samtycke genom att klicka på ”avregistrera” i pressmeddelandet eller kontakta oss på [email protected]. Personuppgifterna sparas så länge du samtycker till behandlingen.

NÄR DU SÖKER JOBB HOS OSS

När du söker jobb hos oss kommer vi att behandla dina personuppgifter. Personuppgifter som kan behandlas är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, utbildning, arbetslivserfarenhet och annan information du lämnar i din ansökan. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att administrera och bearbeta din ansökan. Den lagliga grunden är en intresseavvägning.

Vi sparar dina personuppgifter i upp till ett år från avslutat rekryteringsförfarande. För att försvara oss mot anspråk gällande brott mot diskrimineringslagen sparar vi personuppgifter i två år från att den påtalade handlingen vidtogs eller skulle ha vidtagits.

NÄR DU KONTAKTAR ELLER BESÖKER OSS

För dig som besöker och kommunicerar med oss på vår hemsida och sociala medieplattformar, använder nätverk i våra lokaler eller kontaktar oss via e-post eller telefon behandlar vi dina uppgifter för att erbjuda dig en bättre upplevelse eller behandla din förfrågan enligt behov. Kommunikationen sker direkt på hemsidan, i den sociala medieplattformen eller per e-post och telefon. Personuppgifter som kan behandlas är ditt användarnamn, som också kan vara ditt fullständiga namn, e-postadress, information om enhet som används, telefonnummer, IP-adress, platsinformation och kontaktuppgifter och andra uppgifter du uppger i din kontakt med oss. Vi kan även komma att behandla personuppgifter om annan person som framgår i din kontakt med oss.

Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att erbjuda dig en bättre upplevelse eller att behandla din förfrågan enligt behov. Uppgifter om din uppkoppling till vårt gästnätverk sparas i 24 timmar. Uppgifter på sociala medier gallras årligen och raderas inom 30 dagar från att viss kommentar inte längre anses vara relevant. När du besöker vår hemsida sparar vi din IP-adress i tre månader. Övriga uppgifter gallras senast inom sex månader.

VEM PERSONUPPGIFTERNA DELAS MED

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vissa partners och leverantörer kan ha en del av sin verksamhet i länder utanför EU/EES (ett s.k. tredje land). Överföring sker endast till sådana länder som enligt EU-kommissionen har en adekvat skyddsnivå eller om leverantören innehar ett rättsligt bindande och verkställbart instrument som garanterar uppgifternas säkerhet.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter till myndigheter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om hela eller delar av vår verksamhet säljs eller integreras med annan verksamhet kan vi också komma att lämna ut dina personuppgifter till rådgivare och eventuella köpare. Notera att denna Personuppgiftspolicy inte gäller när vi lämnar ut dina personuppgifter till aktörer som agerar som personuppgiftsansvariga.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att på begäran få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar och begära en kopia (registerutdrag) samt rätta eller komplettera dina personuppgifter. Du har rätt att få information om bedömningen som vi har gjort avseende vår behandling som grundas på våra berättigade intressen. Du har också rätt att under vissa omständigheter få dina personuppgifter raderade, att invända och begära att begränsning av behandling och att få dina personuppgifter överförda till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Kontakta oss på [email protected] om du vill utöva någon av dina rättigheter.

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.  För mer information om hur du går tillväga se www.imy.se.

KONTAKTUPPGIFTER

Vid frågor om vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta oss på:

Samhällsbyggnadsbolaget i Norden AB
Strandvägen 1
114 51 Stockholm

[email protected]

ÄNDRINGAR AV PERSONUPPGIFTSPOLICYN

Vi kan från tid till annan göra ändringar i Personuppgiftspolicyn. Den senaste versionen av Personuppgiftspolicyn finns alltid tillgänglig på vår hemsida.